Cara Membuat Mail Merge

Surat massal atau dalam istilah yang popular Mail Merge merupakan salah satu fasilitas yang banyak digunakan dalam program Microsoft Word. Bagaimana tidak, fasilitas ini sangat membantu pekerjaan sekretaris atau staf bagian administrasi yang sangat sering membuat surat, kartu-kartu, daftar harga, sertifikat dan lain sebagainya dalam jumlah yang banyak (massal). Lantas bagaimana cara membuatnya? Berikut akan kami uraikan secara garis besar langkah-langkah yang bisa kita lakukan untuk membuat Mail Merge.

Sebelum kita mulai membuat Mail Merge, ada dua jenis file yang harus kita persiapkan, yaitu:

1. File master, yaitu format surat, blanko sertifikat, ID Card dan lain sebagainya yang dibuat dengan Microsoft Word.
2. File data sumber, yaitu file yang berisi tabel data yang akan di input kedalam file master. Tabel data ini bisa dibuat dengan Microsoft Excel.

Setelah kedua file tersebut kita persiapkan, maka selanjutnya kita harus mengikuti prosedur sebagai berikut:

1. Klik menu Mailings
2. Klik Select Recipients… Use existing list
3. Pilih data sumber pada tempat atau folder penyimpanannya.
4. Pilih tabel sumber pada kotak dialog Select Table yang muncul, klik OK
5. Klik tab Insert Merge Fields dan pilih Field Code yang ingin disisipkan ke tempat yang semestinya.
6. Bila semua kode telah disisipkan, klik tombol Preview Results untuk melihat hasilnya.
7. Bila ingin menggabungkan data secara permanen, klik tombol Finish and Merge dan pilih salah satu:

• Edit Individual Documents… untuk menggabungkannya menjadi satu file baru dengan nama standar Letters1, dan seterusnya.
• Print Documents… untuk mencetak langsung ke printer.
• Send Email Messages… untuk mengirimkannya via email (jika email tujuan tersedia)

Untuk memperoleh gambaran yang lebih jelas tentang Mail Merge, silahkan anda coba sendiri.