3 Tahapan Manajemen Mutu Yang Wajib Anda Ketahui

Dalam manajemen mutu, ada beberapa tahapan yang harus dilakukan, yaitu Perencanaan, Penjaminan dan Pengendalian mutu.

A. Perencanaan Mutu

Dalam tahap perencanaan, tim kerja proyek atau manajemen perlu melakukan hal-hal sebagai berikut:

1. Mengidentifikasi standar mutu yang relevan dengan proyek dan menentukan cara untuk memenuhi standar mutu tersebut;
2. Mengantisipasi situasi dan menyiapkan tindakan yang menghasilkan sesuatu yang diinginkan;
3. Mengkomunikasikan faktor-faktor yang berpengaruh terhadap mutu proyek dan merancang mutu agar dapat memenuhi permintaan konsumen;
4. Mencegah terjadinya cacat produk dengan melakukan beberapa cara, yaitu antara lain dengan cara (a) memilih bahan yang tepat; (b) melatih dan menanamkan pengertian mutu kepada karyawan; (c) merencanakan proses yang menjamin mutu hasil produksi.

Perencanaan mutu akan menghasilkan beberapa hal, yaitu antara lain: Quality Management Plan (Rencana Manajemen Mutu), Quality Metrics (Matrik Kwalitas), Quality Checklist (Daftar Mutu), Process Improvement Plan (Rencana Perbaikan Proses), Quality Baseline (Dasar Mutu) dan Project Management Plan (Rencana Manajemen Proyek).

1. Quality Management Plan dapat didokumentasikan secara formal maupun informal dan dapat dijadikan sebagai pedoman agar proses maupun produk dari suatu proyek termasuk kedalam kategori 'bermutu'.
2. Quality Metrics, yaitu pengukuran nilai dan performa dari suatu proyek atau organisasi. Quality Metrics (QM) dipergunakan saat proses penjaminan mutu (QA) dan pengendalian mutu (QC), contoh: reliability, failure rate, availability dan lain sebagainya.
3. Quality Checklist adalah daftar hal-hal yang harus dilakukan agar proyek yang sedang dikerjakan bermutu.
4. Process Improvement Plan adalah sebuah tugas yang dilakukan secara proaktif untuk mengidentifikasi, menganalisa dan melakukan perbaikan terhadap proses yang sedang berjalan dalam suatu lembaga atau organisasi untuk optimasi. 
5. Quality Baseline adalah sebuah tabel yang memuat beberapa ketetapan atau aturan-aturan yang terkait dengan mutu proyek.
6. Project Management Plan adalah sebuah dokumen resmi yang mendefinisikan bagaimana suatu proyek dilaksanakan, diawasi dan dikendalikan.

B. Penjaminan Mutu

Penjaminan mutu atau quality assurance (QA) adalah suatu proses yang dilakukan dalam rangka menjamin peningkatan mutu secara berkelanjutan dalam berbagai aspek sehingga sumber daya yang ada dalam proyek dapat digunakan seefektif dan seefisien mungkin. Kegiatan penjaminan mutu terjadi secara iteratif (berulang-ulang) dan menghindari atau menghilangkan semua hal yang menghambat.

Penjaminan mutu mencakup semua aktifitas yang berkaitan dengan pemenuhan standar mutu yang relevan dengan proyek yang sedang dikerjakan. Tujuan dari penjaminan mutu tidak lain adalah agar proses yang berlangsung dalam organisasi adalah kegiatan yang bermutu.

Penjaminan mutu yang berkelanjutan dilakukan antara lain dengan beberapa kegiatan:

• Benchmarking membuat perbandingan antara produk / proyek yang  sedang dikerjakan dengan produk / proyek yang sedang berlangsung sehingga dapat menghasilkan gagasan-gagasan baru bagi peningkatan mutu.
• Audit Mutu adalah tinjauan terstruktur terhadap kegiatan-kegiatan manajemen tertentu yang bisa membantu untuk mengidentifikasi hal-hal yang telah dipelajari agar dapat meningkatkan performa proyek saat ini maupun masa yang akan datang.

Penjaminan mutu akan menghasilkan beberapa macam output, yaitu:

• Requested changes, yaitu perubahan-perubahan yang harus dilakukan agar terjadi peningkatan secara signifikan terhadap prosedur maupun proses.
• Recommended Corrective Action adalah penjabaran dari Requested Changes.
• Organizational Process Assets, yaitu hal-hal yang berbentuk rencana, proses, kebijakan, prosedur yang digunakan oleh organisasi-organisasi tertentu.
• Update Management Plan, yaitu rencana manajemen yang harus diperbaharui.

c. Pengendalian Mutu

Pengendalian mutu adalah suatu proses dimana organisasi (manajemen) melakukan peninjauan ulang terhadap semua faktor yang berpengaruh terhadap produksi. Dalam ISO 9000 dijelaskan bahwa pengendalian mutu adalah salah satu bagian dari manajemen mutu yang terfokus kepada pemenuhan persyaratan mutu yang diminta.

Dalam standar mutu ISO 9001, pengendalian mutu ditekankan kepada tiga aspek yang mempengaruhi mutu, yaitu: 

• Elemen-elemen pendukung, seperti pengendalian, pembagian tugas, proses yang berlangsung dengan baik, kriteria performa dan integritas.
• Kompetensi, seperti pengetahuan, ketrampilan, pengalaman dan kualifikasi.
• Elemen halus, seperti kepribadian, integritas, kepercayaan diri, kultur organisasi, motivasi, semangat kerja tim dan hubungan yang bermutu.